O bom funcionamento de um sistema de informação depende de 4 fatores interdependentes:

O programa de computador (software) que deve receber manutenção e aprimoramento contínuo;

Os equipamentos (hardware), para o bom funcionamento estas maquinas devem receber manutenção preventiva e limpeza interna;

Processo/procedimento é a forma como o trabalho é feito e pode ser representada por um fluxograma, manual, etc. normalmente as pessoas se acostumam a desempenhar as tarefas sempre do mesmo jeito, durante a implantação do sistema de informação, por vezes estes processos precisam ser revistos, por exemplo, o cliente não deve entrar para o consultório antes de fazer a ficha de atendimento na recepção;

O quarto fator e o mais importante são as pessoas que utilizam estes recursos. Elas precisam estar aptas a operar o computador e receber treinamento e capacitação para utilizar corretamente o software.

A informatização, mesmo de pequenas empresas, não é uma tarefa fácil, os casos de insucesso não são raros. A integração digital de todos os setores, a concordância e comprometimento das pessoas, o lançamento das informações no sistema de forma correta, a importação de banco de dados e a comunicação são alguns pontos decisivos, que quando acompanhados por profissionais especializados acontecem sem conturbações, durante a rotina de trabalho da clínica.

As primeiras fases que o indivíduo experimenta num processo de mudança são a surpresa (o susto), e depois a rejeição da nova idéia, neste momento as pessoas tendem a voltar a fazer o trabalho como era feito antes (processo antigo), por ser um hábito já conhecido. Reuniões para conscientização e comprometimento, monitoramento para redirecionar as atitudes e acompanhamento para manter a forma correta de fazer o trabalho, são exemplos de ações que quando não são executadas, enfraquecem e declinam a idéia informatizar.